Mehr Zeit für Beratung. Weniger Zeit für Routine.
Die i-deal solutions GmbH aus Wien richtet für Steuerberatungskanzleien in Österreich KI-gestützte Arbeitsabläufe ein und betreut sie im Betrieb: Belegerkennung, Kontierung, UVA, Bescheidprüfung, E-Mail und Aktenvermerke, für Kanzleien mit BMD oder RZL. Das System bereitet vor und schlägt vor. Die fachliche und rechtliche Verantwortung bleibt jederzeit bei Ihrer Kanzlei.
KostenlosDas Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Erst wenn wir gemeinsam einen Nutzen sehen, entsteht ein Angebot.
Preismodell: ein einmaliges Projekt für Analyse, Vorbereitung, Setup und Schulungen, danach ein monatlicher Retainer für Betrieb und Weiterentwicklung. In der Modellrechnung dieser Seite sind das einmalig rund 5.000 Euro und ab dem dritten Monat laufend rund 250 Euro im Monat für eine Kanzlei mit fünf Mitarbeitenden. Alle Beträge netto, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer; Lizenzkosten für eingesetzte KI-Werkzeuge sind nicht enthalten. Das Angebot richtet sich an Unternehmer.
Was das System vorbereitet
01 / 03Buchungsdaten des Monats August
1.584,00 Euro
UVA-Entwurf mit Prüfhinweisen. Freigabe und Einreichung über FinanzOnline bleiben in der Kanzlei.
Anfrage einer Mandantin im Postfach
BetreffUnterlagen für die Voranmeldung August
Textvorschlag im Kanzleistil. Gelesen und gesendet wird von einem Menschen.
Foto eines Belegs vom Mobiltelefon
148,20 Euro
Buchungsvorschlag. Die Freigabe erfolgt in der Kanzlei.
Drei beispielhafte KI-gestützte Arbeitsabläufe. Schematische Darstellung mit fiktiven Daten.
Der Druck kommt nicht von der Technik, sondern vom Markt.
Vier Entwicklungen, die Kanzleien im deutschsprachigen Raum in den nächsten Jahren gleichzeitig treffen.
Der Termin, der die Reihenfolge vorgibt
Ab 1. Juli 2030 gelten mit dem EU-Paket ViDA neue Vorgaben zur E-Rechnung und zur transaktionsbezogenen digitalen Meldung für die erfassten grenzüberschreitenden B2B-Umsätze in der EU. Wer die Belegstrecke bis dahin strukturiert hat, bewältigt die Umstellung aus einer geordneten Ausgangslage.
Vier Grundsätze, die vor jedem Projekt stehen.
Begleiteter Prozess statt Tool-Verkauf
Wir verkaufen keine Software von der Stange. Wir nehmen Ihre Abläufe auf, bauen die passenden Arbeitsabläufe und betreuen sie dauerhaft weiter.
Der Ablauf unterstützt, der Mensch entscheidet
Das System bereitet vor, schlägt vor und entlastet. Bei Meldungen, Fristen und Schriftsätzen gilt die menschliche Freigabe. Berechnungen laufen deterministisch im Code, das Sprachmodell formuliert und rechnet nicht.
In Etappen zum Ziel
Wir starten mit schnellen, sicheren Schritten und bauen weiter aus. Kein Big-Bang-Risiko, messbarer Fortschritt je Etappe.
Compliance ist Voraussetzung, nicht Beiwerk
Verarbeitungsort und Anbieter je Ablauf schriftlich festgelegt, nur Anbieter mit schriftlichem Trainingsausschluss, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verschwiegenheit nach § 80 WTBG 2017.
Der gewonnene Zeitanteil ist keine Einsparung am Personal, sondern Kapazität für Beratung, die heute nicht stattfindet.
Ein Beleg, acht Felder, ein Prüfpunkt.
Das manuelle Erfassen ist der größte Zeitposten der laufenden Buchhaltung. Der Ablauf liest Belege aus Foto, Scan, PDF und E-Mail-Anhang aus und extrahiert die relevanten Felder strukturiert. Ergebnisse und markierte Unsicherheiten werden vor der Übernahme in der Kanzlei geprüft.
Beispielbeleg zur Veranschaulichung. Zeitwerte: Modellannahme 2,5 Minuten manuell gegenüber 0,7 Minuten je Beleg mit eingerichtetem Ablauf, Beispielkanzlei mit fünf Mitarbeitenden.
In der Reihenfolge, die sich rechnet.
Belegerkennung und Kontierung liefern zusammen rund 60 % des gesamten Modelleffekts, bevor irgendwo sonst etwas verändert wird. Alle Kennzahlen sind Modellannahmen der Beispielkanzlei, keine Referenz. Etappe 1 umfasst die Abläufe 01, 02, 03, 05 und 06, Etappe 2 die Abläufe 04 und 07.
Seitlich wischen oder mit den Pfeiltasten blättern, um alle sieben Abläufe zu sehen.
Was das in Zahlen bedeutet.
Keine Referenz, sondern eine offen nachvollziehbare Modellrechnung für eine Beispielkanzlei. Die Kurve zeigt, ab wann der Gegenwert der gewonnenen Zeit die Investition übersteigt.
Annahmen
- KanzleiSteuerberatungskanzlei mit fünf Mitarbeitenden, rund 60 Buchhaltungsmandaten, BMD oder RZL im Einsatz, bisher kein KI-gestützter Ablauf
- Einmalige Kostenrund 5.000 Euro für Analyse, Vorbereitung, Setup und Schulungen
- Laufende Kostenrund 250 Euro pro Monat ab Monat 3, entspricht 3.000 Euro pro Jahr
- Stundensatz45 Euro Personalvollkosten je produktiver Stunde, gerundet. Herleitung: rund 48.000 Euro Bruttojahresgehalt plus etwa 29,5 Prozent Dienstgeberabgaben einschließlich Betrieblicher Vorsorge, verteilt auf 1.380 produktive Stunden, ergibt rechnerisch 45,04 Euro
- Zeitgewinn60,25 Stunden pro Monat bei voller Wirkung, Zeitgegenwert 2.711,25 Euro pro Monat. Belegerkennung und Kontierung werden einmal gezählt: 1.750 Belege × 70 Prozent maschinell verarbeitbar × 1,8 Minuten = 36,75 Stunden; die übrigen Abläufe 23,5 Stunden. Die Abdeckung von 70 Prozent ist eine Modellannahme, kein gemessener Erfahrungswert
- Anlaufkurvevolle Wirkung ab Monat zwölf, im ersten Jahr im Mittel 67 Prozent der vollen Zeitersparnis. Monate eins und zwei ohne Wirkung (Analyse und Setup)
- Nicht enthaltenLizenzkosten für eingesetzte KI-Werkzeuge, interner Einführungsaufwand der Kanzlei sowie die Frage, ob frei werdende Zeit tatsächlich produktiv genutzt wird. Ab 262,31 Euro Werkzeuglizenz pro Monat, gerechnet ab Monat 3, verschiebt sich die Deckung auf Monat 7
| Monat | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anteil | 0 % | 0 % | 56 % | 62 % | 68 % | 74 % | 80 % | 86 % | 92 % | 92 % | 96 % | 100 % |
| Monat | Rechnerischer Zeitgegenwert | Kosten | Saldo |
|---|---|---|---|
| 3 | 1.518,30 | 5.250,00 | −3.731,70 |
| 5 | 5.042,93 | 5.750,00 | −707,07 |
| 6 | 7.049,25 | 6.000,00 | +1.049,25 |
| 9 | 14.044,28 | 6.750,00 | +7.294,28 |
| 12 | 21.852,68 | 7.500,00 | +14.352,68 |
| 24 | 54.387,68 | 10.500,00 | +43.887,68 |
Wo die Rechnung kippt: Sensitivität des Deckungspunkts
Der Puffer in Monat 6 beträgt 1.049,25 Euro. Die Deckung verschiebt sich auf Monat 7, sobald einer dieser Werte unterschritten oder überschritten wird:
| Annahme | Angesetzt | Kipppunkt für Monat 6 | Saldo Monat 6 bei Abweichung |
|---|---|---|---|
| Werkzeuglizenzen pro Monat | 0 Euro | ab 262,31 Euro (ab Monat 3) | −150,75 Euro bei 300 Euro |
| Stundensatz | 45,00 Euro | unter 38,30 Euro | −47,30 Euro bei 38,00 Euro |
| Zeitgewinn bei voller Wirkung | 60,25 Stunden | unter 51,28 Stunden | −150,00 Euro bei 50 Stunden |
| Maschinell verarbeitbare Belege | 70 Prozent | unter 52,92 Prozent | −179,25 Euro bei 50 Prozent |
In allen Fällen bleibt der Saldo nach 24 Monaten deutlich positiv; die Sensitivität betrifft den Zeitpunkt der Deckung, nicht das Ergebnis über die Laufzeit.
Modellrechnung der i-deal solutions GmbH, Stand Oktober 2026. Keine Zusage eines Ergebnisses. Alle Beträge netto, Werkzeuglizenzen nicht enthalten. Ebenfalls nicht enthalten sind zusätzliches Honorarpotenzial aus umgewidmeter Zeit und vermiedene Fristversäumnisse.
Wie die Zusammenarbeit startet.
Vier Phasen, in dieser Reihenfolge. Durch alle Phasen begleiten wir das Change Management: Wir binden Ihr Team früh ein, nehmen Bedenken ernst, schulen selbst und bleiben ansprechbar, bis die neuen Abläufe im Alltag sitzen. Die Zeitangaben sind Richtwerte für die Beispielkanzlei mit fünf Mitarbeitenden und decken sich mit der Anlaufkurve der Modellrechnung oben. Bei größeren Kanzleien verschieben sich die Phasen entsprechend.
-
01
Aufnahme
Woche 1 bis 3
Wir sehen uns an, wie in Ihrer Kanzlei tatsächlich gearbeitet wird: Mengengerüst der Belege und Mandate, Softwarelandschaft rund um BMD oder RZL, Zuständigkeiten und die Stellen, an denen Arbeit liegen bleibt. Wir sprechen dabei auch mit den Mitarbeitenden, die später mit den Abläufen arbeiten, und klären ihre Fragen und Bedenken. Ergebnis ist eine Reihenfolge der Abläufe mit Ihren eigenen Zahlen statt der Modellannahmen dieser Seite.
Ihr Aufwand: etwa vier Stunden verteilt auf zwei Termine, dazu Zugriff auf Auswertungen aus der Kanzleisoftware.
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02
Rahmen und Pilot
Woche 4 bis 10
Zuerst der rechtliche Rahmen: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Festlegung des Verarbeitungsorts, Rollen und Freigaben, technische und organisatorische Maßnahmen. Danach geht der erste Ablauf mit einer kleinen Gruppe in den Echtbetrieb, üblicherweise die Belegerkennung. Die Pilotgruppe schulen wir vorab und begleiten sie in den ersten Wochen eng. Ohne unterschriebenen Auftragsverarbeitungsvertrag startet kein Ablauf.
Ihr Aufwand: etwa zwei Stunden je Woche in der Pilotgruppe, dazu eine Abstimmung mit Ihrer IT.
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03
Ausrollen und Schulung
Monat 3 bis 9
Die weiteren Abläufe folgen in der Reihenfolge, die sich rechnet, nicht in der Reihenfolge, die technisch am einfachsten ist. Jeder Ablauf geht erst live, wenn die Vier-Augen-Freigabe steht und das Team damit arbeiten kann. Die Schulungen führen wir selbst durch, am eigenen Fall statt als Frontalvortrag, und wir begleiten das Team, bis die neuen Abläufe zur Routine geworden sind. Die Teilnahme dokumentieren wir. Ab Monat 3, mit dem ersten Ablauf im Echtbetrieb, beginnt der monatliche Retainer.
Ihr Aufwand: eine Schulungseinheit je Ablauf, jeweils rund 90 Minuten für die betroffenen Mitarbeitenden.
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04
Betrieb und Weiterentwicklung
ab Monat 10, laufend
Der Retainer deckt Betrieb, Fehlerbehebung, Ansprechbarkeit für Ihr Team, Messung der tatsächlichen Zeitersparnis und die Anpassung an neue Anforderungen ab, etwa an die E-Rechnung und die digitale Meldung für erfasste grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU ab 1. Juli 2030. Die volle Wirkung der Abläufe liegt in der Modellrechnung ab Monat 12 vor.
Ihr Aufwand: ein Abstimmungstermin je Quartal.
KI in der Kanzlei: Wie gut sind Regeln, Datenschutz und Freigaben geklärt?
Zwölf Fragen zu KI-Nutzung, Datenschutz, Freigaben und Produktivität. Sie erhalten Ihr Kanzlei-KI-Profil mit Reifegrad, Datenampel und 90-Tage-Fahrplan, zum Ausdrucken oder als PDF speicherbar.
Etwa fünf Minuten. Ohne Anmeldung. Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser (Sitzungsspeicher dieses Tabs). Übertragen wird nur die Ergebniszusammenfassung, und nur, wenn Sie am Ende eine Anfrage senden. Sie können sie dort abwählen.
KI-Selbstcheck startenBei Berufsgeheimnisträgern entscheidet die Zulässigkeit, nicht die Begeisterung.
Sechs Punkte, die vor jedem Produktivbetrieb geklärt sind. Fachliche Begleitung zu Datensicherheit und DSGVO durch einen externen Berater.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Weisungsbindung, Liste der Subauftragsverarbeiter mit Genehmigungsvorbehalt nach Art. 28 Abs. 2, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Kontrollrecht der Kanzlei und Löschkonzept. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag kein Livegang.
Verschwiegenheit nach § 80 WTBG 2017
Alle Beteiligten auf unserer Seite werden schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Weitergabe nur im vertraglich festgelegten Umfang.
Verarbeitungsort und Anbieter benannt
Für jeden Ablauf legen wir vor dem Echtbetrieb schriftlich fest, welche Anbieter und Rechenzentren beteiligt sind. Verarbeitung in Österreich oder der EU ist Auswahlkriterium; Abweichungen werden vor der Entscheidung offengelegt.
Kein Training mit Ihren Daten
Wir setzen nur Anbieter ein, die schriftlich zusagen, Ihre Daten nicht für das Training ihrer Modelle zu verwenden und Eingaben nur kurz oder gar nicht zu speichern.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Verschlüsselung in Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Zugriffsrechte, Zwei-Faktor-Zugang, Protokollierung der Systemaktionen.
Menschliche Freigabe und Vier-Augen-Prinzip
Bei Meldungen, Fristen und Schriftsätzen gilt die menschliche Freigabe. Keine automatische Außenwirkung ohne Freigabe.
Einordnung zur KI-Verordnung (AI Act): Die Abläufe arbeiten mit menschlicher Freigabe, fachliche Aussagen werden mit Fundstelle ausgegeben, die vor Verwendung in der Kanzlei geprüft wird. Wir unterstützen die Kanzlei bei der KI-Kompetenz nach Art. 4, beachten die Transparenzpflichten nach Art. 50, wo sie greifen, und prüfen und dokumentieren für jeden Ablauf, ob eine Einstufung nach Art. 6 und Anhang III in Betracht kommt. Stand: Oktober 2026. Ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was Kanzleien vor dem ersten Gespräch wissen wollen.
Verlassen unsere Mandantendaten die Kanzlei?
Für jeden Ablauf legen wir vor dem Echtbetrieb schriftlich fest, welche Anbieter beteiligt sind und wo verarbeitet wird; Ziel ist Österreich oder die EU, Abweichungen legen wir vor der Entscheidung offen. Vor jedem Produktivbetrieb steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Wir setzen nur Anbieter ein, die schriftlich zusagen, Ihre Daten nicht zum Training zu verwenden. Die Verschwiegenheitspflicht der Kanzlei nach § 80 WTBG 2017 bleibt unberührt; alle Beteiligten auf unserer Seite verpflichten wir schriftlich zur Verschwiegenheit.
Wie lange dauert der Einstieg?
Aufnahme und rechtlicher Rahmen brauchen zusammen rund zehn Wochen, danach ist der erste Ablauf im Echtbetrieb. Die weiteren Abläufe folgen bis etwa Monat neun. In der Modellrechnung der Beispielkanzlei liegt die volle Wirkung ab Monat 12 vor, der Deckungspunkt rechnerisch bei Monat 6, ohne Lizenzkosten. Das sind Modellannahmen, keine Zusage.
Was müssen wir selbst beisteuern?
Eine verantwortliche Person in der Kanzlei, Zugriff auf Auswertungen aus der Kanzleisoftware, eine kleine Pilotgruppe und die Bereitschaft, Abläufe zu verändern. In Summe etwa vier Stunden in der Aufnahme, zwei Stunden je Woche während des Piloten und eine Schulungseinheit von rund 90 Minuten je Ablauf. Eigene Entwickler oder eine eigene IT-Abteilung sind nicht nötig.
Wie schulen Sie unser Team und begleiten die Umstellung?
Wir führen die Schulungen selbst durch: je Ablauf eine Einheit von rund 90 Minuten, am eigenen Fall Ihrer Kanzlei statt als Frontalvortrag. Dazu begleiten wir das Change Management, binden das Team früh ein, nehmen Bedenken auf und sind in der Pilotphase eng erreichbar. Die Teilnahme dokumentieren wir. So kann Ihre Kanzlei belegen, welche Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung sie ergriffen hat.
Was kostet das?
Ein einmaliges Projekt für Analyse, Vorbereitung, Setup und Schulungen, danach ein monatlicher Retainer für Betrieb und Weiterentwicklung. Die Modellrechnung dieser Seite rechnet mit einmalig rund 5.000 Euro und ab dem dritten Monat laufend rund 250 Euro im Monat für eine Kanzlei mit fünf Mitarbeitenden. Der tatsächliche Umfang hängt an der Zahl der Abläufe, der Mandatsmenge und der bestehenden Systemlandschaft und wird nach der Aufnahme fix vereinbart. Lizenzkosten für eingesetzte Werkzeuge kommen dazu und werden vorher offengelegt.
Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Laufen die Abläufe in Ihren Systemen, bleiben sie dort. Betreiben wir Teile für Sie, übergeben wir sie bei Projektende oder schalten sie geordnet ab. Sie erhalten die Dokumentation der Konfiguration, der Prompts und der Schnittstellen. Wir löschen die uns überlassenen Daten nach den im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Fristen und weisen die Löschung nach.
Wie verlässlich sind die Ergebnisse?
Die Abläufe sind Assistenzsysteme. Sie bereiten vor und schlagen vor, die Freigabe erfolgt durch einen Menschen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Fachliche Aussagen werden mit Fundstelle und Zitat ausgegeben; die Fundstelle wird vor Verwendung in der Kanzlei geprüft. Die fachliche und rechtliche Verantwortung bleibt jederzeit bei Ihrer Kanzlei. Ob ein Ablauf unter die KI-Verordnung fällt und welche Pflichten daraus folgen, prüfen und dokumentieren wir vor dem Echtbetrieb für jeden Ablauf einzeln.
Arbeiten Sie auch für Kanzleien in Deutschland?
Ja, auf Anfrage. Unser Schwerpunkt liegt auf Steuerberatungskanzleien in Österreich. Für Kanzleien in Deutschland berücksichtigen wir im Projekt die dortigen berufsrechtlichen Vorgaben, etwa das Steuerberatungsgesetz, und die eingesetzte Kanzleisoftware wie DATEV.
Frage oder Anliegen? Schreiben Sie uns.
Sie möchten Ihre Ausgangslage schildern, haben eine Frage oder wünschen ein Angebot? Wir antworten in der Regel innerhalb von zwei Werktagen per E-Mail, oft schneller.
Lieber direkt einen Termin? Kostenloses Erstgespräch anfragen →
Antwort per E-Mail
Wir melden uns in der Regel innerhalb von zwei Werktagen und klären, ob ein Gespräch sinnvoll ist.
Erstgespräch, kostenlos
30 Minuten online oder telefonisch, ohne Kosten und ohne Verpflichtung. Wir stellen Fragen zu Mengen und Abläufen und sagen ehrlich, ob und wo sich das rechnet.
Potenzial-Analyse
Bei Passung eine Analyse mit Ihren eigenen Zahlen statt der Modellannahmen dieser Seite.
Verbindet Software und Menschen: rund 300 Teams betreut, über 100 Firmen durch KI-Software-Einführungen und Veränderungsprozesse geführt. Bei i-deal.solutions dafür verantwortlich, dass Kanzleiteams neue KI-Abläufe annehmen und verlässlich nutzen. Ansprechpartner für Umfang, Reihenfolge und Vertrag. LinkedIn-Profil
Verantwortet Aufbau und Betrieb der Abläufe: Anbindung an die bestehende Kanzleisoftware, Prüfschritte, Freigabelogik und Dokumentation. Ansprechpartner für Schnittstellen und laufenden Betrieb. LinkedIn-Profil
Fachliche Begleitung zu Datensicherheit und DSGVO durch einen externen Berater.